A Little Trip #1: The Chaotic Preparation

I know this is a little [too] late, but believe me, I really, really, really did try so hard to seek some-free-time writing and memorizing things, until I [finally] finished this kinda 'story-telling' post ^____* TING DING! Hwell, in order to make you less-bored-and-less-garfield-eye-ing, I decided to share the story into 2 (two) posts. First post is about the trip preparation, and the second one will be the workshop, interesting places and the rests ;)

Aaahhh so here comes the loooong plus tiring equals to boring lines of mine for you to read :P hihi.


*Errrrrr.. I prefer to write in Bahasa Indonesia if you don't mind, since it's so difficult to mention the full emotion in English - halagh*


Jadi ceritanya itu:
Kira-kira dua minggu hampir sebulan yang lalu, aku berkesempatan traveling ke negara tetangga dalam rangka dinas pertamaku ke luar negeri *Cieileeh*. Iyaaa kamu benar! inilah yang bikin aku melebaykan diri berminggu-minggu lalu, inget? :p Maklum, sebagai buruh-yang-setia-duduk-di-belakang-meja, bisa dibilang aku adalah staf yang paling jarang dinas keluar kota maupun ikut pelatihan, pendidikan, dan sodara-sodaranya. Jadi waktu sang Mama Bos mendatangi mejaku untuk mengabarkan bahwa beliau mencalonkan namaku untuk ikut workshop tentang memanage risiko produk klien yang diselenggarakan lembaga ini di Kuala Lumpur - Malaysia, I was like "WHOA?!" and then "Whoa, Whoa, Whoa!" :D surprised sekaligus seneng. Baru dicalonin padahal sih. Disuruh ikut TOEIC test sebagai syarat pencalonan aja udah bikin aku lompat-lompat seperti bayi kangguru [Norak ya? Ah BIARKEUN. Karna kesempatan seperti ini untukku sangatlah jarang, maka harus dimanfaatkan disyukuri se-syukur-syukur-nya] :D


For some of you whose already got lotsof experiences on traveling around countries, mungkin pergi ke KL bukan sesuatu yang istimewa. Secara tetangga paling deket gitu loh :p Tapi buatku, ini adalah kali pertama penugasanku yang paling jauh sekaligus perjalanan perdana antar negara. Jadi ya, silakan bilang aku norak, ndeso, kampung, you name it :D seminim apapun, ini namanya pengalaman, ya kan? kan? kan? Kalo kalian baca postingan-postinganku sebelumnya, mungkin ada yang bertanya-tanya ya kenapa aku segitu lebaynya seperti mau berangkat perang? *ini sedikit hiperbola* Jawabannya adalah: karena aku sedikit shock begitu dikasih tau nominasiku diterima tapi aku akan berangkat.. SENDIRI! OhEmJiiiii, sendiri??? :O Padahal sebelumnya yang aku dengar, untuk workshop serupa dari penyelenggara yang sama, biasanya satuan kerjaku mengirimkan pegawai lebih dari 2 (dua) orang. Lah ini kenapa cuma aku sendiri? single ting-ting? belum sempet mikir lebih lanjut tentang kemungkinan-kemungkinan awkwardnya pergi sendiri, banjir deadline pekerjaan utama membuat aku nggak bisa lebih banyak lagi mikirin penugasan. "Ah sudahlah, alhamdulillah aku jadi berangkat. Mudah2an semua lancar." Bishtu, udah. Titik. Aku lanjutkan lagi semua tumpukan dokumen di atas 2 (dua) meja ituh [mejaku dan meja si-partner-tercinta-ku-yang-sedang-cuti-melahirkan, inget? :D]. Nah, selagi bagian Humanitarian mengurus dokumentasi keikutsertaanku dari kantor ke lembaga itu, aku masih bisa santaiii dan nggak mikirin yang aneh2 tentang si workshop. Ngurus paspor aja nanti-nanti melulu [sok lupa dan sok sibuk :p]. Dan tibalah tanggal 13, hari dimana aku mendapat kabar dari senior-dengan-pengalaman-maxi-dan-network-bak-jaring-laba-laba, kalau kali ini negara peserta harus menyerahkan country paper dan harus melakukan presentasi di sana. APAAAAA?? :-O Loh, katanya kita tinggal duduk manis dan mendengarkan materinya para fasilitator aja? kenapa jadinya harus presentasi? Inilah shock yang ke dua. Benarkah itu? Aaahhh.. masi ada 3 minggu lagi deh ya, dipikir aja sambil jalan aaaah. Dicicil pas wiken bisa banget deh kayaknya mah. Itulah salah-satu kedodol-an ku yang terlalu. Buatku, wiken adalah waktunya jadi sleeping-beauty dengan hibernasi habis-habisan setelah 5-hari kerja yang melelahkan. Oh-ya-lupa! juga memuaskan hasrat surfing dengan modem seadanya beserta Tottie tercinta (evil smirk). Gampang ditebak kan? Tentu saja jendela-jendela maya via Rubah-Api lebih menggugah selera dibandingkan Microsoft Word dan Microsoft Power Point, bukan? Pweewh. Wiken-ku pun lewat sia-sia belaka (T____T) Oogghh.. sungguh menyesaaaaaaalll aku menyesaaaaaaaaaallll!


Di tengah penyesalan-tapi-santai yang aneh, mulai H-14 penyelenggara mulai mengirimkan surat elektronik dan faksimili yang isinya formulir-formulir personal info yang harus kuisi, programme schedule plus.. guideline country paper. A HA! asik, ada guidelinenya ^^ alhamdulillah, mereka mengirimkan poin-poin penting yang harus dibicarakan disana. Aku baca dengan seksama, dari 6 poin yang ditanyakan, ternyata yang benar-benar aku tau hanya 2 (dua) topik, yang kebetulan berhubungan langsung dengan kerjaanku *mukul jidat* O La La.. Beklah, sepertinya aku harus diskusi. eh, tapi waktunya KAPAN? diulang, KAPAAAANNNN??? deadline kerjaan utama aja nggak habis-habis, gimana mau mikirin diskusi paper segala? Aku baca lagi deadline country paper, JLEB! H-7???? Panik pangkat tujuh puluh delapan! Ah sudahlah, jadinya waktu itu aku mulai mencicil materi untuk 2 (dua) poin pertama. Pweeewh. Siapa tau emang harus milih salah satu topik aja ya, kan ini antara satu dan lainnya sampai poin terakhir, topiknya nggak begitu berhubungan :p *penuh penghiburan diri* -- oke, sejujurnya aku bikinnya agak susah payah, karna aku tak punya sense of writing yang bagus, nulis sebaris dihapus, nulis lagi tiga baris, dihapus dua baris. Arrrgghhh mana mungkin aku bisa bikin country paper yang bagus dalam waktu kurang dari seminggu??? Nyontek paper yang kemarin? Nggak mungkin, karena kebetulan tahun lalu Indonesia menjadi tuan rumah dan tidak ada presentasi dari instansi kami. Kata seniorku yang jadi peserta tahun lalu "emang biasanya yang presentasi negara-negara peserta Tie, tuan rumah gak ikut". Alamakjaaaaaaang. Bagus, bagus. Lalu bagaimana aku harus menggombal materi diluar licensing ya? Ada peraturan kelembagaan untuk klien baru direvisi beberapahari sebelum aku dikasih kabar-kabur tentang paper itu. Dan [pastinya] belum aku baca s.a.m.a.s.e.k.a.l.i. :D hahaha panik pangkat tujuh puluh dua. Kenapakah?

• Aku tak pernah melakukan presentasi lagi sejak 1,5 tahun lalu. Terakhir presentasi yang kulakukan adalah.. waktu OJT :D KWAK! adapun presentasi Tim yang pernah dilakukan di daerah-daerah, aku hanya kebagian sebagai "pemeran-pembantu" dan bukan "pemeran utama" :D got the meaning? No? Artikanlah secara harafiah, pemeran: pembantu :D
  

• Kalau sekedar menjelaskan prosedur dan peraturan instansi dan terlibat rapat-rapat sih sering, tapi itu kan dengan klien ataupun calon investor. Dan semua dilakukan dalam Bahasa Indonesia. Oh yes, in Bold :p
  


• Aku belum pernah ikutan forum antar negara. Dan aku memprediksi, seandainya aku ikut, tentu skup pembicaaraan bukan tentang area of expertise kita saja, bukan? Pasti sudah meluas ke SEMUA peraturan, kebijakan, bahkan rumor yang ada di negara tercinta kita ini. Dan aku kuatir,.. sungguh kuatir aku tak bisa menguasainya dalam waktu singkat. Sambil setengah bergidik aku membayangkan hampir 90% waktuku kerja kugunakan untuk memproses, dan bukan membaca jenis bacaan selain skup kerjaku :D KWEK! Gimana mungkin aku bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan yang seharusnya jadi area of expertise tim lain? doeng, doeng, doenggg.. >.< *ini adalah bagian yang paling aku sesalkan. SUNGGUH. next time, aku harus meluangkan lebih banyak waktu untuk tau lebih banyak hal-hal diluar dunia "licensing" betul?* ;)


• Grogi ruar binasa karna disuruh berangkat sendirian. Kalau aku tak tau harus jawab apa, aku harus minta bantuan siapa coba ya? tengak-tengok kiri-kanan-depan-belakang? emangnya ujian? :D bukankah ini jadi risiko reputasi instansi, mengirim orang macam aku untuk tugas semacam ini? aaaahhh pusiiiiiiiing. tadinya seneng kok malah jadi deg-degan terus ya? Ngik.
  

Alhamdulillah, Allah memang Maha Pemurah lagi Penyayang :) di tengah kepanikanku bikin paper plus dikejar deadline kerjaan, kira-kira H-5 [dan kabarnya, waktu itu si paper baru tumbuh sebanyak 5 slide plus masih terlalu memalukan bangsa dan negara untuk ku-submit] datanglah surat elektronik dari seorang pejabat [namanya IBu Ratih] dari direktorat lain di kantorku yang intinya bilang bahwa beliau ternyata diminta ikut workshop itu juga ^^ Whaaaww ASIK! jadi aku punya partner [eh, Bos] yang bisa diajak berbagi ide nih ^^ HORE! - singkatnya, setelah diskusi-diskusi by email dengan Ibu Ratih dalam waktu yang amat-sangat terbatas dan tergesa-gesa, jadilah si paper itu aku kirim hari Jumat (that was H-2) jam 7.30 malam [sambil ditambahi kata-kata sorry bertubi-tubi bak pengemudi kendaraan yang takut ditilang] :D Hyak yak yak.. kami melanggar deadline penyerahan country paper yang di-set oleh penyelenggara. Tapi lega juga sih, karena email-reply dari mereka ternyata bernada "Oh-It's-Okay-dear" a.k.a "Yang-penting-dikumpul-sebelum-hari-H-kok-Neng" :P

Mweeh,
Sebenernya selain tragedi paper, ada sederet dosa-dosa lainnya sebelum keberangkatan yang harus dievaluasi, nih ya...

1. Paspor baru jadi sehari sebelum berangkat [karna kegemaranku ber-nanti-nanti yang salah banget]. Sebenernya bukan salah paspornya, tapi FOTO nya. LOh? Iya, karna butuh foto yang khusus, padahal aku malaaaaas sekali bikin yang namanya Pas Foto. Karena hasilnya nggak pernah sesuai judulnya: PAS. Angle Pas Foto itu nggak pernah bisa seperti keinginanku: miring ke kiri [ya iya lah TIE!] Nyebelun kan? Nah untuk kasus si paspor ini, udah bikinnya nanti-nanti, sok PeDe pula, nggak meluangkan waktu untuk ke studio foto "ah-pulang-kantor-juga-bisa-besok-juga-bisa". Urusan berfoto paspor ini pun musti sampe 3x karena aku selalu mendapati studio yang tutup setelah ku pulang kantor *please don't ask why* (-____-);
   


2. Terus aku.. merasa bersalah sekali karna tak sempat beli kado pernikahan untuk teman tersayang yang menikah hari Sabtu Pagi - that was 6 hours before my flight schedule. [Oe dahling, maafkanlah akhuuuu >.< ]. Inilah akibat minimnya pemenuhan prinsip taat-azas pada schedule. Cari waktu luang buat beli kado aja susah bener. Tapi aku tetap datang kok :) meskipun cuma sempet pas akad nya, dan [lagi-lagi-terburu-buru] pulang lagi untuk [melanjutkan] packing yang belum selesai malam sebelumnya *sigh* - coba kalo packing udah kelar dan sekalian dibawa ke acaranya si teman ini trus langsung ke bandara.. kekacauan dibawah ini kemungkinan besar tidak akan terjadi (T____T)


3. Lha ya ituuuu... karena selalu pulang dalam kondisi luarbiasa capek, maka acara nyicil packing [juga!] kutunda-tunda selalu :( Hasilnya? 5 menit sebelum berangkat ke bandara, aku masih berheboh ria dengan si KoGe (Koper Gede-ku). Tau kan, kalo beberes dalam waktu yang mepet, susah deh nentuin 'mana-yang-penting-dibawa'. Weits, tapi aku punya alasannya. Coba nih ya, acaranya bakalan seminggu full, pagi sampe sore pastilah berbaju kantor [bisa mix and match si, tapi kan gak mungkin bawa atasan-bawahan-dan-sampinganblazer 3 doang, ya ndak?], lalu ada acara jalan2 pula.. ini kan musti bawa baju-santai a.k.a jeans, kaos, dan jilbab warna senada *mukul jidat* lalu bagemana dengan alas kaki? padahal aku cuma bawa sepasang sepatu kerja, sepasang flat sandal-shoe untuk jalan-jalan, dan sepasang high-heel untuk dinner :p Belum lagi para elektronika-bersaudara yang wajib dibawa beserta keluarganya, segerombolan kabel-kabel charger. Kebayang kan kalau sebelum berangkat masih ribet dengan yang beginian? Nah, itulah! Stupid behavior ku dengan si KoGe waktu itu adalah: setelah dengan susah payah berhasil menutup KoGe yang sepertinya kelebihan muatan, lalu mengunci dengan mengacak 3 nomer kuncinya.. Zaaaapp. Eeeh.. bishtu sempet-sempetnya aku lupa kunci kombinasinya! dodol maredol ih (>.<); jangan tanya kenapa ini bisa terjadi ya, apapun yang dikerjakan dengan terburu-buru itu memang nggak baik hasilnya. Karna kamu dalam keadaan tidak fokus.. bahkan sampai tidak bisa mengingat kunci kombinasi yang nyata-nyata [seharusnya] bisa terlihat sebelum kamu terburu-buru mengunci si KoGe, ya kan? Haiyyaaaa... whatta clumsy, clumsy Me. Akhirnya kami pun berangkat dari rumah menelat 30 menit dari rencana semula demi membongkar kombinasi KoGe yang sudah pernah kuganti-ganti sebanyak 4x (kebanyakan karna tak sengaja ter-set) dan aku melupakannya *aduh* :(


4. Ditambah aku lupa kalau hari itu ada kampanye partai besar peserta pemilu, pasrah banget deh liat jalanan yang mararaceutot. Biarpun ngebut dengan kecepatan maximal, jadilah sampai bandara hanya beberapa menit sebelum boarding. Aku benar-benar patah hati. Sudah susah payah menyeret si KoGe dan menggendong si Tottie di bahu kanan, ternyata menemukan check-in counter maskapai penerbanganku juga susah karena lumayan jauh dari pintu masuk -beda dengan penerbangan domestik, maklum deh.. namanya juga pertama- :p Biarpun masang tampang super memelas, tentu saja si Mas petugas counter tertawa 1/2 ngeledek waktu aku menanyakan kemungkinan bisa masuk. "Mbak pesawat jam berapa? sekarang jam berapa? berangkat dari rumah jam berapa? [aku dlm hati: ih,.. emangnya urusan situ?] are you kidding me?" Dengan mempertahankan segenap harga diri "Nggak lucu kali Tie, nggak jadi berangkat penugasan LN pertama kali cuma gara-gara ketinggalan pesawat???!!!". Maka mau tak mau aku harus bayar denda kalau mau ikut flight berikutnya. Jangan tanya berapa ya, pokoknya bikin mukaku bersemu merah-ungu-merahmuda-kuning-ijo demi merogoh uang saku yang seharusnya bisa dimangpaatkan buat beli oleh-oleh ituh. Pweewh, untung aja perjalanan ini disponsori kantor. Kalo enggak, tentu aku harus mikir 2x untuk mencari penerbangan lain dengan harga yang lebih bersahabat :p *huek cuh* I'm telling you, this was one of those times when I suddenly understand the meaning of "Time Is Money", literally :p --- PS: jaman dulu aku juga pernah sih, ketinggalan kereta, tapi itu tak sebanding sakit hatinya dengan yang ini... ketinggalan pesawat ke negara sebelah. hoahoahoa.. Bodoh sekali. --- eh, tapi ada sisi bagusnya juga sih. Aku malah jadi satu pesawat dengan Ibu Ratih partner-workshop ku itu, jadi begitu sampai KL nggak usah celingak-celinguk kayak orang bingung bin kesasar binti norak :p


5. Dengan segala ketergesaan dan kekacauan seperti itu, manalah mungkin aku sempat memikirkan hal-hal kecil seperti suvenir kenang-kenangan untuk bertukar2an dengan teman workshop dari negara lain, lha wong satu pak Kartu Nama aja ketinggalan :D praktis, aku hanya mengandalkan 4 lembar yang ada di dompet *senyum kecut*.

Moral of the Story:

1. Be well-prepared. That-oh-is-a-must! Nggak ada alasan kekurangan waktu untuk diskusi, mencari dan menggali sebanyak-banyaknya data, isu terbaru dan segala macam yang berhubungan dengan instansi dan negara kita. Kalau merasa hanya punya waktu amat sedikit, manfaatkanlah seoptimal mungkin ;) Biarpun kedengerannya klise, ini serius loh. Meskipun judulnya penugasan atas nama kantor, begitu keluar sana.. kamu tidak akan dilihat 'hanya' sebagai 'perwakilan kantormu' tapi dilihat sebagai 'Orang Indonesia'. Dan nggak ada yang lebih tau Indonesia selain orang Indonesia itu sendiri, bukan? Jadi maksimalkan-lah isi kepalamu dengan wacana Indonesiana. Percaya atau tidak, bahkan pertanyaan seperti: "Berapa lamakah perjalanan dari Jakarta ke Bandung menggunakan transportasi Mobil?" sungguh dimungkinkan ada ;) nah loh, kan?

2. Usahakan urusan packing baju minimal selesai H-1 sebelum keberangkatan. Cicil dari seminggu sebelumnya kalau perlu, kalau kamu cuma punya waktu luang yang sempit. Dan.. binalah hubungan baik dan mesra dengan kopermu mulai dari sekarang. Seriously :p

3. Be punctual with the dress code. Ini masih terkait dengan packing-yaitu baju penting yang harus dibawa- Biasanya panitia/penyelenggara sudah menyebutkan dress code di tentative schedule yang dikirimkan ke kita. Sebaiknya bawa baju nasional minimal selembar. Batik boleh, kain juga boleh. Bisa dipakai untuk welcoming dinner atau farewell dinner. Untuk acara workshop/meeting-nya pakai baju kantor formal [bawalah Pashmina minimal selembar, untuk mengatasi kemungkinan AC yang terlalu dingin, kalau kebetulan sedang nggak pakai blazer], sedangkan untuk acara City Tour, siapkan baju santai anti lengket plus sandal/sepatu ringan yang nyaman. Kamu nggak mau kena kram kaki karna pakek Wedges ataupun stiletto 7 centi kan? :D hihihi. Ohya, jangan lupa bawa Sunglasses! kamu akan memerlukannya untuk acara jalan-jalan siang *halagh* daripada matamu mincing-mincing gak jelas karna kepanasan, ya kan?

4. Minimal 1,5 jam sebelum boarding, lebih baik sudah berada di bandara. Antisipasi antrian gila-gila-an di counter check-in dan juga imigrasi. Kecuali jarak dari tempat tinggalmu ke bandara tinggal lompat pager doang. In my opinion sih ya --setelah mengalami pahitnya 2x ditinggalkan sarana transportasi umum-- lebih baik menunggu daripada ditinggal :p ya tak?

5. Kalau sempat, cari tau sebanyak-banyaknya informasi mengenai kebiasaan/hal-hal yang berlaku di negara tujuanmu. Kalau lebih memungkinkan lagi sih dapat mini-map ;) ini akan memudahkan kita berkelana tanpa tour guide dan fasilitas transportasi dari penyelenggara *sok berjiwa petualang*. Biasanya sih kalau dinas untuk acara formal, kita sudah disediakan tour guide dan mini-map dari dinas pariwisata-nya sana. Lalu untuk hal-hal remeh-temeh tapi penting lainnya, misalnya electronic socket/stop kontak. Tiap negara beda-beda loh. Seperti misalnya yang umum di Indonesia adalah 2 lubang bulat, sementara di Malaysia adalah 3 lubang kotak. Nah itu artinya kamu butuh penghubung, bukan? Siapa yang mau mati gaya gara2 nggak bisa nge-charge hengpon (otherwise kamu mau beli batere :p), notebook, bahkan nyerika pake traveling iron, cuma gara2 lubang stop kontaknya nggak matching? :D *pengalaman pribadi* Solusinya, kalo kamu nggak sempat membeli hub di tanah air, kamu bisa segera mencarinya di negara tujuan. Ini hal kecil yang sungguh penting tapi sering sekali terlupakan. Pas butuh baru deh panik. Jadi.. jangan lupa ya! ;)

6. Jangan lupa bawa KARTU NAMA yang banyak. Di forum antar negara, kamu akan amat sangat membutuhkannya. Pada waktu kamu menyerahkan Kartu Nama untuk orang lain, sebaiknya dengan kedua tangan. Itu menunjukkan penghormatan dan penghargaan terhadap orang itu. Mungkin kalau di sini, antara teman sendiri/klien baru, kita sudah terbiasa menyerahkannya dengan tangan kanan saja ya. Tapi untuk acara semi formal seperti aku ini, dua tangan selalu lebih baik ;) [FYI, teman-temanku dari negara lain juga melakukan hal yang sama. Jadi sepertinya ini sudah menjadi semacam International Culture, mungkin ya.. *sok tau*]

7. Sebelum keberangkatan, hubungi provider selularmu, apakah dimungkinkan untuk membuka roaming international di negara tujuanmu. Kalau misalnya enggak, atau misalnya tarifnya amat mahal, menurutku lebih baik cari informasi mengenai provider di negara tujuan. Pastinya nggak mau kehilangan kontak dengan yang tersayangs di tanah air, kan? ;) In my case, karna kartuku tak bisa dipakai samasekali disana *sigh*, aku memutuskan untuk membeli starter kit DiGi untuk kugunakan selama di Malaysia (eh, tak apa kan menyebutkan nama produk? :p untuk info saja kok). Komunikasi lancaaaaar dan juga murah :p hal ini juga diikuti oleh beberapa teman yang mengalami hal serupa denganku, hehe ^^ *suer, bukan iklan*

Eh.. kok jadi banyak banget ni ya?
Udah pada bosen ya bacanya? :p

Okay mwell,
Enuff for babbling around tid bits about this chaotic preparation,
Let's move on to the next post, shall we? ;)